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終於來到第6話-溝通管理，這一門對我們來說是最常碰到，卻也是我最難用文章一一說明的學問，因為幾乎工作上的每件事情都會與溝通有關係，舉凡老闆交辦任務、同儕間合作、跨部門事務、交辦事項給部屬等都會碰到，在彼得杜拉克的五維管理中，他將管理分成五個維度：

自我管理：管理你的形象、你的時間、你的情緒等等。
對上管理：管理你的主管。
對下管理：管理你的部屬與團隊。
橫向管理：管理和你平行的單位與同事。
對外管理：管理你的外部關係。

其實管理，就是一種溝通的過程，有人可能會覺得自我管理不算是溝通的一個層面，但我卻認為自我管理是在跟自己溝通，我們常說要當自己情緒的主人，不要被情緒牽著走，這其實是一連串的自我溝通過程，如果我們要談溝通，大可從這幾個維度下去談，什麼樣的對象該用什麼樣的方式、工具、口氣、態度來溝通，這樣我挺擔心我這一篇文章不知該如何收尾，可以的話我仍希望做的完整的論述，但如果在我過去的文章中已經有些內容可以參考，我會直接沿用過來，而既然談基本功，對下與對外兩個構面我暫時不談了，自我管理的部分我過去的嘀咕文中已經講過太多，我也不再多做說明，所以今天主要鎖定「對上」及「橫向」兩個構面來說明。

對上溝通
以下我先摘要[嘀咕]跟彼得杜拉克學管理-對上管理這篇文章中的內容過來，先給大家做個參考

◎建立關係
主管會做出錯誤的決策，往往是因為資訊的不足(只看到片面、過度自信...)，在未獲得足夠的資訊前，就倉促下決定了，而接下來，我們就要承受莫名的災害，若你想要避免這樣的問題發生，你應該要試著去讓主管獲得更多更正確的資訊，例如：
1.主動的回報工作狀況：
代表你對你的工作掌握度好，主管可以在這部分花費比較少的力氣便可得知目前的狀況，且資訊是最新的

2.主動告知而不隱瞞
發生問題時優先告知主管，讓他有些心理準備，並告知解決方案：很多人遇到問題時會試著掩飾，殊不知這個做法絕對不聰明，因為你的主管絕對會知道，正確的做法是主動告知問題發生，若自己有錯就坦白承認，但最好最好，把解決方案提出來，不要只是回報問題給主管。

3.新資訊的分享：
若在網路上、從別人耳裡、從書中看到一些新資訊，也不要吝嗇的分享給你的主管，這有助於建立起彼此的關係，其實這個最常見到的就是跟工作有關的新知識，你可以將這些新知識也分享給自己的主管，讓他也吸收到一些新知識，互相成長。

其實上述的例子，我只在表達一個重點，那就是透過一次又一次的主動告知、誠實面對、提供資源來建立與主管的信任關係，只要兩人間的信任關係建立起來了，工作上的狀況就會少了些；另外，你的主管可能是個大忙人，每天忙於跟其他單位做交涉，或者一次又一次的會議，這時候他會更需要一個可以給他依賴的部屬，若能建立好關係，對於自己後續的升遷會有所幫助。

◎了解主管
每間公司的組織文化都不太相同，你的主管可以在這間公司被拔擢為主管，在某種程度上他應該是符合了這家公司的某些文化，若你想要在這間公司往上爬，那你就有需要好好了解一下你的主管，了解他如何做事、如何學習、如何與人競爭、如何面對他的主管.....在你還沒有深入了解他之前，請不要有先入為主管的觀念，認為他一無可取，這對你並沒有好處，只是幫你徒增工作上的負面情緒罷了。

有些公司認為主管需要能為人著想、熱心；有些則認為主管只要能力好就行了；有些甚至認為主管最重要的能力就是口才與社交能力，每間公司都不太相同，需要你自己花些時間去了解。

◎警惕自我
提供資訊給主管，了解自己的主管都是很好的事情，但以下幾項原則千萬要記得：

• 自信，卻不自傲
• 尊重，卻不卑下
• 服從，卻不盲從
• 決斷，但不擅權
• 親近，卻不親密
• 多聽，但不等於閉嘴
• 功高而不自居
• 勇於表現自己，但不可鋒芒畢露
• 齊心協力，風與相向
• 心底無私，顧全大局

以上要做到確實非常困難，不瞞各位說，我自己也還在學習，換了一個主管後很多東西都要重新摸索，以前不會是地雷的現在可能是，前一個主管的地雷不見得是現任主管的地雷，在溝通上要反覆的推翻自己過去的一些習慣，溝通就是這麼複雜，沒有任何一套溝通方法是可以適用於所有人身上的，這點務必留意。

平行溝通
跟平行的單位與同事間的溝通大概是每天最常發生的，通常也是最常出現問題的地方，不管溝通的對象是部門內還是部門外，彼此之間的不良溝通或者誤解若不處理，幾乎會癱瘓了我們日常工作的運作，在平行溝通的時候，我認為同理心非常的重要，所謂的同理心的基礎是「己所不欲，勿施於人」，但更深層的同理心可以參考之前我寫的一篇文章：[嘀咕]情緒智商第二構面-對他人情緒的揣測，文中提到以下內容：

(圖片來源：http://mypaper.pchome.com.tw/ctot/post/1321686253)

我們常常會說我們是跟對方站在同一個角度，同一個起跑點上，但這只是表面上的相同，上圖中我們可以發現，兩個人在本質上有非常大的落差，一樣是跑一百公尺，但一個人是站在轎車上，另一個人則是拖著人力拖板車，上頭還載了兩個老年人，對照回同理心上頭，如果我們總是只觀看事情的表面就下定論，但沒有真正的去了解過每個人情緒背後的原因，那要談同理心都還太早，講這段時我請每一組人員上來演練一個跨組織專案中的不同職能角色，包含call center、服務人員、顧問、產品開發人員等等，希望他們透過戲劇的方式表現出在面對客戶問題時，不同職能、不同部門的人會是甚麼樣的反應，有個學員問我，他們都是業務，不清楚上述這些職能的工作內容，可不可換個題目？我的回答是這樣的：『就是因為你們不清楚對方的工作內容所以我才要透過這個機會讓你們有機會了解。』，如果我們連對方工作在做些什麼都不懂，我們怎麼有可能了解他會遭遇什麼狀況，會有什麼樣的情緒，自然也無法在溝通時展現出自己的同理心。

你如果知道call center都是第一線接客戶電話，客戶有問題第一個開罵的就是call center，偶爾聽到call center催促你快點解掉這個bug時，也不要動氣，因為他壓力也很大；而對於產品維護人員來說，通常他身上都有既定的開發進度要處理，這種臨時的客戶問題並不在他的計畫中，他必須花額外的時間來處理這個問題，因此催促對方儘快處理時，也不要忘記說聲謝謝，辛苦了，只有彼此都了解對方，為對方設身處地想想，彼此的溝通才有可能更好。

◎「己所不欲，勿施於人」與「同理心」
顧名思義，你不喜歡的事情，就不要施加於別人身上，而同理心呢？我們必須更加清楚對方的狀況，設身處地的為他著想，針對溝通我有以下幾個作法做為參考。

1.選擇合適的時間
工作到一半，突然有人從你後頭拍了你一下，發現是同事，你問他有什麼事情？他說只是想跟你聊聊天，你回答說你正在忙，隔沒多久，他又拍了你一下，又繼續自顧自地說起話來，沒有考慮到你剛剛才跟他說過你在忙這件事。有些人工作被打斷很快就可以回到剛剛的情緒中，但有些人卻要花很長的一段時間才能進入狀況，如果你不清楚別人是怎麼樣的情況，儘量在休息時間或者先透過MSN跟他打聲招呼等他回應吧，另外如果是下班時間，非必要時不要撥打電話給對方，因為你自己可以接受下班接公務電話，不見得對方也願意。

2.選擇合適的溝通工具
有些人喜歡透過電話討論事情，有些人喜歡用MSN，有些人喜歡當面談，很多時候我們為了講求效率，會直接到對方座位旁找對方討論，或者直接一通電話就過去了，並不考慮對方目前是否正在忙碌，如果你跟對方溝通時並沒有限定非得用何種溝通方式，就盡可能的選擇可達成目的，但又不會讓人感到不舒服的溝通工具吧，如果只是想確認一件並不緊急的事情，透過MSN或者Mail，並請對方回覆應該是OK的，如果是緊急的事情，撥打電話時請務必詢問對方是否方便說話，並告知原因，如果是談論重要的事情，或者必須要有多個人同時參與的，那就當面談吧。

3.必要時親自拜訪
當面對陌生的合作對象時，很多時候碰個面是一定要的，人家說見面三分情，見過面後很多事情要談也會變得更加容易，所以時間與地點許可的話，可以親自到對方的辦公區去跟對方碰個面，記得，是你主動過去，或者約在另一個地方，但不是請對方過來，你只要多花一點辛勤，在對方眼裡看來可能是你非常的尊重他，即便只是同儕，你都還如此禮遇，心裡多少會留下一些好印象。

4.並非自己的事情才重要
很多跨單位的協作，最常碰到的衝突就是彼此都認為自己的事情應該優先，所以就會發生摩擦與不愉快，這邊需要謹記的一點就是你覺得重要的事情在別人眼中看來並不是最優先的，每個單位，每個人都有自己的工作與KPI，你的事情本來就不是首要的，這個觀念建立起來後，在你要求別人時就不會覺得自己的事情才重要，反過來，你就要嘗試用其他的方法來讓他人願意優先處理你的事情。

5.別拿自己標準來衡量別人
在你眼中，努力把事情做完是負責任的表現，即使需要用到下班的時間似乎也是應該的，但跟你合作的人可能不見得這樣想，若可以應儘量讓事情提早明確，不要拖到下班時間或者周末才請讓對方知道有這件事情，因為你可以用下班或周末時間工作其他人不見得願意。

6.如果你外行，就不要裝內行
如果你並不熟悉對方的業務，也不了解對方的專業技能，請不要妄下定論，例如業務要求工程師修改某個功能，講了一句「不過改一下，有那麼難嗎？」、「這應該很簡單吧，沒兩下子就改好了。」，你可以做合理的懷疑，但還是多多尊重專業。

以上條列了一些在工作上溝通的提醒，希望對大家有幫助，溝通本來就是一門很深的學問，如何與人融洽相處，但又可以達到自己的目的就在考驗我們的溝通能力了。

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今天要談的是人力資源管理，關於職場上的應對等議題我在本文中不會有太多著墨，我想在我其他的文章中就有提到非常的多，今天我主要針對組織、權力等面向來探討人力資源管理。

組織與權力結構
談到人力資源管理，就一定要談組織結構，如果你有看過專案組織理論，應該知道功能型組織與專案型組織這兩個大分類，所謂的功能型組織我們簡單的以下圖呈現：
 

在功能型組織中，成員依專業分工，行銷、會計、工程等部門，這稱之為功能型部門，每個員工有一個主管，這類組織的權力集中在Functional Manager手上，因為你的專案成員們是散落在不同的部門中，所以當你想要動用人力時，你必須要跟Functional Manager進行協調，這種情況在組織中很常發生，如同我先前的一篇文章所述：
[嘀咕]專案管理的尚方寶劍-正式授權

在這樣的情況下你應該盡可能的取得更多的權力，以確保你工作能順利進行，如果你有一件工作需要跨單位協作，那請務必要向你的主管要求授予權力。

權力的大小，除了位階外，還有其他取得方法
在工作上，除了能力外，權力的大小也扮演著舉足輕重的地位，我們都知道主管本身具備有一定的權力可以對member進行聘用與解聘，這是公司賦予主管角色的「正式權」，也就是因為你的職務或者職位而獲得的的權力，但除了正式權外，有一種因接近擁有極高正式權或者專業權的人而擁有的水平權力，很多時候他可能是參考權，這部分可以參考：
嘀咕]提高說話份量

如果你本身具有很高的位階，那對你來說你已經取得了正式權；如果你本身擁有很高的專業能力，那你已經取得了專業權；而如果你想進一步增加自己的權力，那可以以水平的方式接近權力核心來做強化，如果你今天只是個菜鳥怎麼辦？要說專業權沒有，想要正式權可能也只有一丁點，但事情總是要完成的，這時候你便必須要仰賴外力來給予協助，例如以下幾種技巧：

1.透過Mail的CC技巧來提高做事力道
這篇文章中我提到一些寫Mail的技巧：[嘀咕]寫Mail該注意哪些事。

當我們本身的權力不夠時，透過信件CC的方式，一來尊敬對方，二來讓自己主管知道這件事情，三來還有提醒對方兩邊的主管都已經知道此事，對方也會更認真看待此事，你如果直接寄信給他，卻沒有CC給任何人，你的信件可能是石沉大海，當你再寄第二封信，才把雙方主管都拉進來，擺明了就是要逼對方回應，沒有不好，但如果第一封信就這樣處理可能會更好一些，所以，養成寫Mail的好習慣吧，這會讓你事情更好處理的，當然了，寫Mail該注意的地方可要多留意囉。

2.透過引述其他有權力者的話來提高說服力
在一場會議中，如果你是參與者，但在場的人員不是比你高階就是比你資深，在權力上你一樣趨於弱勢，在這種狀況下，除了靠你的專業能力外，適時的引用別人的話也是很重要的技巧，例如：「如同陳總說的，我們是否就朝這個方向繼續推動？」、「謝謝黃副總的指導，提醒了我們該從另一個角度去思考這件事情。」、「今天的議題我們就以前頭蔡總所建議的框架去進行，從這個框架往下討論。」，這樣的一句話看似無關緊要，但其實這非常非常的重要，因為通常大家比較不會否決由某高官所提出的觀點，你可能感嘆同樣的東西自己講沒人要聽、無效，但從XX總口裡說出卻被奉為圭臬，其實不用太懊惱，因為這就是權力，當你有權力時，做事情都變得簡單，當你沒權力時，就要懂得如何借力使力。

3.運用公眾力量來促成責任指派
當一場會議接近尾聲，剛剛記下來了5-6點待辦事項，其中有3項是需要其他單位幫忙，但因你沒有權力直接指派工作給他人，你開始擔心今天的會議雖有決議，但卻無法往下進行，這時候該怎麼辦？其中一項技巧當然是請自己的主管提出支援的請求，這是最直接有效的，如果主管並不在場，那我們一樣可以透過一些詢問式的方式讓對方同意進行支援，例如你可以說：「陳副理，這項待辦事項可能會需要您的幫助，是否可請您指派同仁給我一些建議與指導呢？」，如果對方同意，那請對方給你一個人名，直接將人名放到會議紀錄的待辦事項的備註欄，註明將由XXX協助自己完成。會議是個公開場合，而且通常有比自己位階更高的人員參與，在這個公開場合下答應的事情一般來說比較不會反悔，因為那是一種公開的承諾，這也是一種借用情境力量的做法。

本文中主要跟大家分享一些組織與權力的議題，管理的議題比較少碰觸，因為既然是基本功，絕大多數人需要的會是如何了解組織結構與取得權力，這也是本篇的主軸所在，希望對大家有些幫助。

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範疇管理講的是做對的事(Do right thing)，品質管理重點則在把事情做對(Do thing right)，簡單來說，你知道要撰寫一份工作週報，你也已經在進行，你正在做對的事情，但工作週報的內容是否精準正確，這就是你報告的品質，內容都沒有錯的話代表品質很好，你把做週報這件事情做對了。

以一份報告為例，範疇管理管的是你應該要做些什麼內容，有沒有把該做的東西都做進去了？有沒有把不該做的也做進去了？(包含且只限於這些內容)，但並不會去管你報告內容的正確與否，而我們要做一份工作報告，可能會同時涉及了專案進度的回報(含SPI/CPI)、服務案件的數量與處理狀況、問題的分類、每個人員的產值、與上個月相比的狀況等，所以你應該到專案管理系統去取得專案的進度與SPI/CPI，而不是用手計算；要取得服務案件的資訊，你應該要上到案件管理系統去取得報表，並如實填入報告中；人員的產值應該一樣從專案管理系統或者派工系統中取得，而不是單純的將天數*8來當成月工時，如果你沒有從對的系統取得資料，這個資料的品質就非常堪慮了，因為錯的機率非常高。

一般我們在專案執行計畫中會載明我們在專案過程會用什麼樣的工具，什麼樣的資訊可以從哪個系統取得，這就是幫我們界定好取得資訊的來源，所以我們應該依循這樣的資訊取得程序來取得所要的資訊，並分析這些資訊是否正確，針對有疑慮的點進行問題排除，如此產出的報告才會是正確且完整的。

又以舉辦研討會為例，一場研討會的準備需要場地(含桌椅/燈光/音效/浴廁/地點等)、時間控制、主持人、演說者、接待人員、受邀嘉賓等都應該要貼近研討會的主題，舉辦一場高科技的研討會，地點卻挑選在學校教室，就有點不合宜；舉辦莊重的活動，主持人或者演說者卻有負面的形象或者不停的開黃腔，那也不恰當；舉辦一場針對新創企業的研討會，來參與的卻都是大型企業的老闆，就顯得很突兀，其實以上談的都是品質，因為範疇已經訂給你了，但你執行的結果卻與預期的不符合，那就必須要改進。

要把事情做的有品質，程序與標準就非常重要，以寫程式為例，我們在開發上會講求先做SA/SD再到Coding工作，Coding完要做測試，測試的程式覆蓋度要多少以上才能被驗收，這就是開發的程序；而標準呢？我們會規定基本的Coding Style，並設計分層，將DAL與BLL切開，大家都要依循這樣的標準進行開發，其實多數的工作只要搭配標準的程序，並依循一定的標準就能確保一定的品質水準。

如果你做的事情老是錯誤百出，那就要確認你有沒有依循程序與標準了。

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我們日常生活的工作，多數人可能不曾接觸到成本這件事情，在我還沒接觸到成本管理的觀念時，在我心裡只有所謂的人力成本，而且我的人力成本是以這個人的「月薪」來計算的，也就是說如果一個工程師的月薪是5萬元，要投入12個月的工作，那他的人事成本就是5*12=60萬，但其實成本並不是這樣計算的。

廣義的成本應該包含人力、人事(包含管理、保險、福利等)、軟/硬體、器材、場地、水電費等，我們雇用一個人，不是只要支付他固定薪資而已，因雇用這個人而產生的其他費用也該計算進去，一個好管理的人跟不好管理的人，你花費在他身上的管理成本絕對不同，這些不是他本身所花費的成本，但卻是因為他而衍生的成本；這個人進入公司後，公司也需要為他進行投保，也要給予對應的福利；要配給他使用的工具如電腦、軟體授權等；也要給他一個工位與相關工具；另外營運的水電費也會因這個人而有所增加，這些都是成本所在，但很多時候即便是專案經理，也不知道該如何計算這些成本，所以大多是從人力費用上去進行估算。

在這邊有幾個與我們日常生活有關的觀念要做提醒。

選擇做A而不做B的機會成本
成本觀念與上一篇所談的時間管理其實密不可分，如果我們談專案，大抵上會有多於一個以上的人力可供利用，所以你可能可以同時做多件事情或者把人力全部投入做同一件事情上頭，但在我們的日常工作，你大概只有「自己」是可以運用的，在有效的八小時中，你該先做些什麼就變得非常重要了，你每天有例行性工作與許多的插單工作要進行，你選擇了做插單工作而放下手邊的例行工作，那因例行工作延誤的成本是多少？如果你不做插單工作，因此衍生的成本又是多少？選擇其中一項(A)而放棄另一項(B)，這時候B的成本我們稱之為機會成本，這是必須要被仔細評估的。

蹉跎人生，浪費時間將成為人生的沉沒成本
我在[嘀咕]下班後的時間，決定你的競爭力這篇文章中曾經說過，你如何好好運用你下班的時間，將會決定你的競爭能力，我們把自己的成長當成一個長期專案在執行時，現在是起點，而你的預期交付產出是一個技術能力從Lv5-->Lv 10的自己，你每天下班後只有4-6個小時，你如果每天拿其中的2小時來學習，每周4-5天的時間，一周你就累積了8-10個小時的學習能量，如果你將這些時間拿來玩線上遊戲，那你就浪費掉了，對你來說時間是你的成本，而且是沉沒成本，再也無法回收了。

如果你花了錢去上課，但卻沒有用心的學習，學費跟你的時間都是你的成本，千萬千萬不要白白浪費了。

明日復明日，明日何其多
很多時候我們會在工作上善用成本觀念，但對自己的人生卻沒有用相同的方式去進行，在專案上我們知道把一個人月的人力投入到某個工作上是該審慎的思考的，但我們卻常在無形中浪費掉自己人生的成本，一直把事情往後堆疊，很多事情都是明天、改天、下次再來做，蹉跎掉的時間不會再回來，人生也不會倒轉，如果你想學習，就快點做吧；如果想要跟家人相處，就快點進行吧，好好的把握每一天才是王道。

本篇其實很單純，旨在跟大家分享時間即成本，我們應該好好規劃，不要漫無目的地度日了。

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在第一階段的範疇管理中，我們大致上已經確認了我們做一件事情該做的範圍了，接下來就要看我們能否在時限內完成這項任務，因此接著要談的是時間管理，在談時間管理時有幾個詞就不能不提了：里程碑、WBS與優先順序。

里程碑
里程碑主要顯示專案過程中重大事件時程點、檢驗點或階段分界點，一件任務如果時間上長於兩周，我在習慣上就會列三個里程碑：
1.確認清楚工作內容與可用資源
2.其中進度報告
3.交付

如果一件任務的時間更長，那里程碑數量就會隨著增加，里程碑其實有個很重要的目的就是對高階主管報告你工作的進度用，一個清楚的里程碑切分，會有助於你向上呈報"概略"的進度，例如專案的開發會有需求收集、分析、設計、程式撰寫、測試、交付等階段，如果我們以這做為里程碑，你只要跟老闆說你現在已經完成設計階段，那他大概就可以約略的抓到你的進展了。

WBS(Work Breakdown Structure)
相關的解釋可以參考維基百科(工作分解結構)，以下為一個WBS的示例，將一件大項工作再往下拆解到一件可獨立被管理與衡量的單位，例如購買材料包含塗料、梯子、刷子、滾輪、牆紙除去劑等，我們可以把這幾項工作分別交給不同的人採買，可能也需要花上不同的時間。

• 準備材料
  • 購買塗料
  • 購買梯子
  • 購買刷子/滾輪
  • 購買牆紙除去劑
• 準備屋子
  • 去除舊牆紙
  • 去除可拆卸的裝飾
  • 用舊報紙覆蓋地板
  • 用膠帶覆蓋電子開關或插座
  • 用單子覆蓋傢具
• 房屋粉刷
• 收拾房屋
  • 清除或存儲剩下的塗料
  • 清洗刷子/滾輪
  • 去除舊報紙
  • 去除覆蓋物

WBS如他名字所示，就是將工作進行分解，當我們能將工作做適度的拆解，就能夠更看清事物的本質，有哪些事情要做，我們就不會忽略掉，而也因為拆解的仔細，我們可以將工作量與時間估的更精確，因為估算購買塗料、梯子、刷子、滾輪、牆紙除去劑等的時間加總，就是我購買材料所需的總時數，拆開來估一定比直接估算購買材料的時間更精確。

優先順序
談優先順序，我們就不能不先看看這個重要性-緊急度的矩陣：
 


一般我們在談工作的優先順序時，一定會談到這樣的矩陣，一件工作如果既重要又緊急，那一定是馬上處理，沒有太多問題，而不重要也不緊急的，那就算放著不做短時間內也不會有問題，通常會發生狀況的都是介於這兩者之間，以上是一個很簡單的分辨方式，而在專案管理中，有教我們另一個做法，那就是去識別出工作的相依性。

有些工作有一定的先後，例如：先配管再配線，這是屬於本質上就有優先順序的工作，稱為強制相依；有些工作屬於經驗或者最佳實務，例如：先開規格再寫程式，這種順序稱為偏好相依，這些相依規則可以協助我們在排定工作的優先順序上帶來一些幫助。當然了，有些時候事情的重要與不重要並不單單看事情本身，跟老闆與主管確認哪個先處理通常也是必要的。

以上是時間管理的基本，以下我們進一步談一些與時間管理也有直接關係的議題。

確保關鍵資源可用
當我們展開了WBS，在其中有些項目是需要別人來協助完成的，例如我7/15號要去客戶家做產品介紹，我需要presale跟我一同前往作demo與前期銷售，這代表的我要完成7/15號的任務，我需要presale的支援，我必須提早預約presale的時間，若我沒有提早確認，到時候presale騰不出時間來，那我的任務就一定會delay了，連帶的也會影響我後面的整體計畫，所以在計畫排定後，確保關鍵資源的可用性是一項很重要的關鍵。

確保要徑的活動順利進行
雖然我們在一項比較大型的專案上頭不會使用要徑法，但其實要徑在短期任務上頭是蠻有用的，因為任務本身時程並不長，所以任何一項工作的delay可能就會影響到整體的進度，如果我們現在手上的工作非常單純，只有一條路徑，那他就是唯一要徑，我們的目的相對單純，就是確保這上頭每一個任務都是在我們規劃的時間內完成，不會有所延遲，如果有兩條以上的路徑，那我們一樣要關注要徑上的活動，對每個枝微末節都該留意。

任務能否準時完成，是你的責任
這跟專案很像，一個專案的成敗，取決於PM，不是取決於你的老闆或者其他人，你就是整個專案的負責人，你就該當責，而負責一項工作也是一樣的，當老闆交辦下來，指名你該負責時，任何的時間延誤與誤差，都是你的責任，所以關注每項工作產出的時間，如果必須要其他資源投入的必須要盡快安排，如果因為某件工作卡在別人身上，也要盡快去跟催與督促，你的工作就是讓任務準時完成，不要有太多的藉口。

時間估算上，該預留餘裕
講簡單的一點就是buffer，有時候我們估算工作量為講求精準，會估一個最有可能的時間，或者簡單的以天為單位來估算工作量，但我們也知道每件事總有例外，而這些例外就是要阻止我們準時的交付工作，所以多數時候，我們估算我們的工作時會稍稍放大所需的時間，幫自己留一些可運用的空間，這在專案管理中稱為浮時，有效的運用這些浮時，讓我們不會總是估的太吃緊。

專注重要的工作
其實排定好工作順序與計畫後，一切看來就可以順順利利的進行了，但我們在實際工作中發現，即便已經安排好工作，但有些人還是無法準時的將工作交付，探究其原因後發現最主要的原因是不夠專注，會常常分心去做別的事情，有時一晃眼就過了一個小時，這才發現自己去做了不重要的事情，一次又一次，工作的效率就會非常不好，如果你也有這種毛病，就儘量讓自己不要置身於會分心的環境下，當排定好這一段時間要做某件事後，就專心的做到完吧。

以上大概是我針對時間管理的分享，給大家參考。

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範疇管理大概是我們在工作上頭最關鍵的一項工作了，當老闆交辦一項工作下來時，你如何確保你完全明瞭老闆要你做的內容是什麼？也就是說做到那些東西就能滿足老闆的需求，老闆要的是一部LUXGEN的國產車，你卻買了一台日製的TOYOTA給他，因為你告訴他TOYOTA的車品質比較好，而且比較省油，但老闆卻跟你說他買LUXGEN的原因是他愛國，把你痛罵了一頓，說你搞不清楚狀況。

範疇管理清楚的告訴你：「完成所有範疇內的事情，且只做範疇內的事情。」

以上的案例中我們可以看到，因為他沒搞清楚老闆想買LUXGEN的背後原因，所以自作聰明的買了TOYOTA汽車，老闆交代他的工作，他不只沒完成，還多花了錢買了老闆不想要的TOYOTA汽車，賠了夫人又折兵。

當老闆交代一件工作時，我們應該多運用5W1H的法則來跟老闆確認他的需求細節：

*What：
先問老闆要你做什麼事情？這句問的是事件的本身，例如採買一台LUXGEN的房車。

做到什麼程度算是完成？這句問的是最終的產出，例如一台LUXGEN汽車，或者一份評估報告。

該包含哪些內容？這句問的是產出的細節，例如一份評估報告中可能包含多款車型的優缺點、價格等。

*Why：
為什麼要做？這句話問的是背後的意涵，這非常重要但卻常常被遺忘，前面的例子就是採購人員忘了問老闆想買LUXGEN的原因，所以搞錯了採買方向，其實做報告也是一樣的，了解這項任務背後的意義才能真的做到符合需求的結果。

*When：
何時要交出成果？這跟時程管理有關，但跟範疇也會有關係，通常一份工作交代下來，大概都會有一個明確的交期，如果沒有交期代表這個任務重要性並不高，但老闆常常會跟你說愈快愈好，這是很危險的，你應該很明確地問清楚到底交期是何時？時間的長短將會決定你到底該準備多完整的內容，你排訂的計畫內容也會因此而受到影響。

*Who：
有誰可以幫助我或者讓我請教？這句問的是有沒有其他人跟我一起做事或者可以讓我諮詢，有些工作不見得靠我們自己就可以完成，可能需要仰賴外來的助力才能做好，若我們自己無法掌握這些資訊，跟交辦任務的人請益是最有用的。

哪些人力我可以用？這代表除了自己之外，你還有其他可動用的人一，但也必須要確認這個人力的可用狀況，有可能是交辦人口頭的承諾，並未真正的將這個人力分配給你，你必須要清楚把握自己手上可用資源。

與會者有誰？用來確認最終的產出要呈交給誰，或者最終的結果要對誰報告。

*Where：
在哪個地點？這一項比較單純，但若你是跨國團隊，也該明確的問清楚地點，若是召開會議，也要問清楚開會的地點。

*How：
如何完成？是否有相關工具或者資訊可以參考？這一項也是詢問有用的資源，當你要完成一份報告時，有可能可以取得過去的參考資訊，或者從資訊系統理查到你要的內容，有些內容甚至已經整理過，你自己不用再花功夫進行。

善用5W1H的法則，你可以清楚的將需求提出者(可能是老闆)的要求具象化，但問問題時千萬要記得"需求"(或稱期望)本身應該要是可被衡量的，在專案管理中稱為操作型定義，例如：愈快愈好，那到底期望值是多少？底限是多少？愈便宜愈好，那倒底經費上限是多少？這些都要明確，否則做出來的東西會常常無法交差。

範例：老闆交代我做一項社群行銷的簡報。

我可能會問：
1.(why)為什麼要作社群行銷這個主題？
2.(what)希望得到些什麼結果？哪些內容一定要包含在裡頭？
3.(when)什麼時候要？
4.(who)到時候要對誰報告？公司以前有誰做過類似的報告嗎？小明可以幫我收集一些資料嗎？
5.(where)需要booking會議室嗎？
6.(how)有沒有相關的資料可參考？

以上的問題是最基本的，當問完後必須針對需求提出者的回答在做第二層的探索，這樣就可以比較清楚整件工作的細節。

全文轉載自gipi的學習筆記-職場觀念、管理、IT部落格

    
活動改期通知：
高雄場-原9/15改期至10/14、台中場-原9/16改期至10/06、
台北場一樣是9/22
  
讓網路行銷達人─權自強告訴您如何應用Facebook與部落格創造商機

在智慧型手機與平板電腦等行動裝置的推波助瀾下，社群網站在台灣急速竄紅，同時也讓企業社群行銷日益重要，透過網路社群能迅速將品牌/產品傳達至消費族群，更進一步的互動分享能傳遞給更多的目標族群。社群一傳十，十傳百的強大渲染力更讓企業主預見了未來的主流趨勢，亦即透過社群平台，行銷或老闆自己開一個社群帳號，就可以開始在網路世界上宣傳產品與服務。

對廣告預算有限且行銷人才相對匱乏的中小企業而言，低成本的社群行銷工具讓人趨之若鶩，卻也不得其門而入…不僅僅是Facebook，包括部落格、影音平台(Youtube)等社群網站已成為即時數位生活的重要媒體，因此企業在經營社群前必須規劃完整的社群藍圖，包括：是否適合執行網路行銷？網路行銷策略為何？若欲經營社群又該如何經營各平台，發揮社群綜效，更應先了解有哪些方法或資源可豐富化社群經營與衡量經營效益。

為協助中小企業把握新趨勢，創造無限商機的未來，鼎新特別邀請網路行銷達人也是部落格人氣王─權自強老師，將以豐富的社群經營與授課經驗，針對中小企業介紹社群經營的方法與工具，並輔以案例說明，讓中小企業主能快速瞭解社群行銷的技巧！歡迎攜帶智慧型手機、平板電腦或筆記型電腦，進行互動討論， 現場感受社群魅力！

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